Tugas 2 Sistem Enterprise

TUGAS 2 SISTEM ENTERPRISE

 

1.  Perbedaan dari Area Fungsional dan Proses Bisnis

Area Fungsional

·      Area Fungsional menjadikan perusahaan dapat berfungsi secara efisien. Mereka adalah tim karyawan yang memiliki keterampilan dan pengalaman serupa dan yang, bersama-sama, memenuhi kebutuhan area di dalam organisasi.

·      pengelompokkan kegiatan atau proses berdasarkan kebutuhan mereka dalam menyelesaikan satu atau lebih tugas. Selain itu hal ini juga merupakan istilah alternatif untuk unit bisnis

·      bersifat interdependensi Setiap bidang fungsional membutuhkan data dari bidang fungsional yang lain.Integrasi yang lebih baik dari bidang fungsional mengarah pada peningkatan komunikasi, alur kerja, dan keberhasilan perusahaan.Information system (IS): termasuk komputer, orang, prosedur, dan perangkat lunak yang menyimpan, mengatur, dan memberikan informasi.

·      pengelompokan kegiatan atau proses atas dasar kebutuhan mereka dalam mencapai satu atau lebih tugas

·      Marketing and Sales (M/S), Supply Chain Management (SCM), Accounting and Finance (A/F), Human Resources (HR)

Sales

Dalam setiap bisnis, sales departemen memainkan bagian terbesar dalam kesuksesan suatu perusahaan. Sales departemen bertanggung jawab dalam menghasilkan pendapatan. Sales departemen ditugaskan untuk memastikan bahwa penjualan produk atau service yang ditawarkan dapat menguntungkan.

 

Supply Chain Management

menyelaraskan pemintaan dengan pasokan yang ada. Selain itu ada beberapa hambatan atau masalah yang sering dialami saat menjalankan rantai pasokan seperti manajemen pengadaan barang, manajemen pemasok, mengelola hubungan dengan pelanggan, identifikasi masalah dan kemudian merespons masalah tersebut, manajemen risiko, dan lain sebagainya. Agar bisa menjadi pemenang dalam rantai pasokan penting bagi rantai pasokan untuk bisa menyediakan produk yang tidak hanya murah, namun berkualitas, bervariasi, dan juga disediakan tepat waktu.

Accounting dan Finace

Bertanggung jawab dalam akunting, auditing, planning dan organizing keuangan perusahaan. Mereka juga bertanggung jawab dalam membuat laporan finansial perusahaan.

Human Resource

Human resource merupakan aset terpenting dalam setiap bisnis. Jantung dari sebuah bisnis terletak pada sumber daya manusia (SDM) mereka. Dan HR departemen bertanggung jawab dalam melakukan perekrutan untuk menemukan kandidat dengan kemampuan, kualifikasi serta pengalaman yang dibutuhkan.

·      Contoh area Fungsional

 

 

 

 

 

FUNCTIONAL AREA OF OPERATION	MARKETING DAN SALES	SUPPLY CHAIN MANAGEMENT	ACCOUNTING DAN FINANCE	HUMAN RESOURCES
	Membuat program yang menarik pelanggan	Membeli alat-alat dan bahan pembuatan kopi yang berkualitas	Penghitungan total keseluruhan pembelian barang	Melakukan pelatihan bagi pegawai baru(barista) setelah direkrut
	Membuat sajian kopi yang menarik	Menjadwalkan perawatan alat-alat kopi	Penghitungan pengeluaran dan pemasukan keuangan	HRD
BUSINESS FUNCTION	Pengiklanan produk untuk meningkatkan penjualan	Menemukan supplier petani kopi	Mencatat semua transaksi penjualan dan pembeli	Manajemen gudang
	Menyajikan menu secara konsisten	Manajemen transportasi dan logistik untuk bahan dan produk	Menyusun slip gaji untuk karyawan	Melakukan pengawasan terhadap pegawai
	Melakukan riset produk serupa untuk mengetahui persangan pasar yang ada	Menyusun rencana penjualan	Mengatur perencanaan keuangan
SISTEM INFORMASI TERINTEGRASI	Sistem Informasi Marketing   Menyediakan informasi yang berkaitan dengan sumber daya perusahaan,meningkatkan manajemen pemasaran produk,memudahkan pelanggan dalam memesan kopi	Sistem Informasi Logistik     Mengumpulkan,mempertahankan, Dan memanipulasi data dalam suatu perusahaan agar produk dapat berkembang dengan baik di masyarakat	Sistem Informasi Accounting   Mendukung pengambilan keputusan manajemen untuk memberikan informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen untuk melakukan pengambilan keputusan	Sistem Informasi Manajemen Memudahkan Staf HRD untuk melakukan perekrutan karyawan

 

 

Proses Bisnis

·      Kumpulan aktivitas yang membutuhkan satu atau lebih jenis input dan membuat output yang bernilai bagi customerPelanggan bisa pelanggan tradisional eksternal (orang yang membeli produk jadi), atau pelanggan internal (seperti seorang rekan di departemen lain).Perlu diketahui bahwa dalam hal proses bisnis, membantu manajer untuk memandang organisasi mereka dari perspektif pelanggan.

·      Menyelenggarakan perusahaan dengan optimalisasi proses bisnis lintas area fungsional.

·      mempertimbangkan sudut pandang pelanggan dalam transaksiKeberhasilan interaksi pelangganPelanggan (baik internal maupun eksternal) tidak perlu berinteraksi dengan setiap fungsi bisnis yang terlibat dalam prosesKeberhasilan manajer bisnis melihat operasi bisnis dari perspektif pelanggan yang puasSharing data secara efektif dan efisien diantara dan di dalam bidang fungsional menyebabkan proses bisnis lebih efisien.

·      mengambil input (sumber daya) dan mengubah masukan-masukan menjadi barang dan jasa untuk pelanggan, Input: Material, orang, peralatan Mengelola input dan proses bisnis secara efektif memerlukan informasi yang akurat dan up-to-dateMisalnya,Bagian sales mencatat pesanan pelanggan, bagian produksi menjadwal proses pembuatan produk.

·      Kumpulan aktivitas yang memerlukan satu atau beberapa masukkan dan menghasilkan luaran, seperti laporan atau peramalan, yang berharga untuk pelanggan.

·      Contoh Proses Bisnis

 

 

Input	Area fungsi yang bertanggung jawab	Proses	Output
Membangun ide dan merancang bisnis	Marketing dan sales	Membuat program yang menarik pelanggan Membuat sajian kopi yang menarik Pengiklanan produk Pencarian tempat yang strategis Menyajikan menu secara konsisten Menerima kritik dan saran	Menjalankan program binis
Merekrut orang-orang yang berpengalaman di bidangnya	Human Resources	Melakukan pelatihan bagi pegawai baru (Barista) HRD Manajemen Gudang	Penerimaan karyawan setelah diseleksi
Permintaan pembelian barang	Supply chain management	Membeli alat-alat dan bahan pembuatan kopi yang berkualitas Menjadwalkan perawatan alat-alat kopi Menemukan supplier petani kopi	Persetujuan pembelian barang
Pencatatan pembukuan	Akutansi dan keuangan	Penghitungan total keseluruhan pembelian barang Penghitungan pemasukan dan pengeluaran keuangan	Daftar jurnal pembukuan keuangan

 

 

 

2.  Apakah ERP itu dibutuhkan

Tentu saja sangat dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan sekarang ini,hal ini karena untuk memperlancar kegiatan operasional serta dapat memantau seluruh proses bisnis dan membuat keputusan berdasarkan data di mana saja dan kapan saja. Beberapa alasan kenapa ERP itu sangat dibutuhkan

·         Untuk efisiensi waktu dan biaya

ERP dapat mengintegrasikan banyak sistem yang digunakan perusahaan secara terpisah. Sistem yang digunakan, mulai dari penjualan hingga sistem pembukuan, akan berhubungan pada suatu proses bisnis tertentu. Dengan sistem yang belum terpusat, karyawan mungkin perlu menghubungi beberapa departemen untuk dapat mengakses semua data yang diperlukan untuk pekerjaan mereka. Dengan sistem yang terpadu, karyawan tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mencari informasi yang dibutuhkan di berbagai sistem dan departemen. Selain itu, dengan penggunaan ERP, perusahaan dapat menghemat biaya yang dikeluarkan untuk keperluan pelatihan penggunaan sistem bagi karyawan. Alih-alih menjadwalkan beberapa sesi pelatihan dengan beberapa partner berbeda, perusahaan hanya perlu berkomunikasi dengan satu partner.

·         Untuk meningkatkan kolaborasi antar tim

Secara umum, semua sistem ERP meningkatkan kolaborasi dalam beberapa cara. Seperti yang disebutkan sebelumnya, database yang terpusat dalam satu sistem merupakan fitur penting yang membuat ERP lebih unggul dibanding solusi lainnya. Karena semua data dikompilasi, disimpan dan diakses melalui satu sistem, tidak ada lagi kekhawatiran tentang seberapa akurat, lengkap, atau amannya data tersebut.

·         Untuk proses analisa yang lebih baik

Sebagian besar solusi ERP telah dilengkapi dashboard yang dapat disesuaikan, sehingga penggunanya dapat melihat hasil laporan dengan mudah. Laporan ini dapat mencakup berbagai aspek. Dengan kemampuan mengakses laporan secara cepat, karyawan dan manajemen dapat membuat keputusan yang lebih baik. Perusahaan tidak perlu lagi bergantung pada staff IT untuk memberikan laporan yang dibutuhkan..

 

 

 

3.  Bagaimana Implementasinya

·      Dengan menggunakan metodologi yang telah terbukti, ambil satu langkah pada satu waktu, dan mulai dengan perencanaan dan pemahaman siklus hidupERP

·      Menggunakan rencana proyek yang terdefinisi dengan metodologi terbukti akan membantu dalam mengelola risiko

·      Harus ada kebutuhan kuat yang dikomunikasikan dengan baik untuk membuat perubahan dari sistem informasi /aplikasi yang ada ke sistem ERP

·      Open System, jika perusahaan telah memiliki data pada sistem sebelumnya, dan menginginkan data tersebut akan dimasukan ke dalam ERP yang baru, maka, ERP yang akan diimplementasikan sebaiknya memiliki kemampuan untuk melakukan proses import data terse Semakin banyak software pihak ketiga yang harus dibeli oleh perusahaan sebagai tambahan proses import tersebut, maka ERP tersebut semakin tidak open dan akan berpotensi menyulitkan perusahaan kedepannya, semisal perusahaan mengganti ERP, sementara ERP sebelumnya tidak memiliki kemampuan Export data dari ERP lama.

·      Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan bahwa setiap karyawan akan menggunakan dan mendukung sistem ERP.

 

 

 

4.  Siapa yang bertanggung jawab

·      Manajemen proyek internal - mitra implementasi ERP akan menyediakan sumber daya manajemen proyek untuk memandu Anda melalui proyek. Jangan meremehkan pentingnya memiliki manajer proyek internal Anda sendiri untuk mengelola anggaran , harapan , pelatihan koordinasi dan umpan balik pengguna , melacak dan menindaklanjuti pengguna pengujian penerimaan dan laporan kemajuan kepada manajemen senior .

·      Super users - pastikan bahwa Anda menunjuk Super users untuk setiap area fungsional implementasi ERP Software Anda ( keuangan, penjualan , logistik dll ) . Super users akan bertanggung jawab untuk pelatihan koordinasi , pengujian pengguna dan umpan balik dalam departemen mereka .

·      Admin super user - Ketika menerapkan software ERP Anda dapat memastikan biaya kepemilikan yang lebih rendah dengan melatih salah satu pengguna yang lebih teknis Anda sebagai administrator sistem . Sistem administrator akan bertanggung jawab untuk tugas administratif harian ERP Software - menyiapkan pengguna baru , dukungan dasar untuk permintaan pengguna , otorisasi pengguna dan pelaporan .

· Partisipasi manajemen senior - semua metodologi implementasi software ERP yang baik mengacu pada kenyataan bahwa buy-in dari manajemen senior diperlukan untuk keberhasilan implementasi solusi ERP . Biasanya dibutuhkan lebih dari manajemen senior buy-in - Anda perlu masukan manajemen senior ke dalam beberapa tahap desain kunci dari implementasi ERP . Dalam perusahaan kecil di mana manajemen senior secara aktif terlibat dalam beberapa hari untuk kegiatan bisnis.